월요일 아침마다 엑셀 파일을 찾고 있다면
월요일 아침입니다. 지난주 매출 현황을 확인하려고 공유 폴더를 여는데 파일이 네 개나 있어요. 매출정리_최종, 매출정리_최종_수정, 매출정리_최종_수정2, 매출정리_진짜최종. 어느 게 진짜인지 알 수가 없습니다. 일단 날짜가 가장 최근인 걸 열어 봤더니 숫자가 이상해요. 지난주 금요일에 분명히 수정했는데 그 내용이 반영이 안 돼 있는 겁니다. 누군가 다른 파일 위에 덮어쓴 거예요. 이 장면이 낯설지 않다면 아마 그 순간 한숨이 나왔을 겁니다. 또 이러고 있구나 싶은 그 기분 있잖아요. 그건 엑셀이 감당할 수 없는 일을 엑셀에게 맡기고 있다는 신호입니다.
엑셀이 문제가 아닙니다
오해하지 마세요. 엑셀은 훌륭한 도구예요. 계산이 빠르고 정리도 잘 되니까 한 사람이 한 파일로 관리하는 수준이라면 이만한 게 없습니다. 그런데 문제는 회사가 커지면서 생겨요. 재고 관리도 엑셀이고 매출 집계도 엑셀인데, 이 파일들이 각각 따로 놀고 있어요. 서로 연결이 안 되니까 사람이 직접 옮겨야 합니다. 재고 파일에서 이번 달 출고량을 확인하고, 그걸 복사해서 매출 파일에 붙여넣기 해요. 거기서 다시 숫자를 뽑아서 보고서 파일에 옮기고요. 이 과정을 매주 반복합니다. 어떤 회사는 매일 해요. 사람이 옮기니까 실수가 생기는데, 그걸 바로 알아챌 수가 없어요. 월말에 숫자가 안 맞아서 한참을 뒤져 보면 3주 전에 복사 붙여넣기 하면서 한 줄을 빠뜨린 겁니다. 그걸 찾아내기까지 반나절을 날리면 정말 허탈하거든요. 그런데 이건 엑셀의 잘못이 아니에요. 엑셀한테 시스템 역할을 시킨 게 문제입니다.
"그러면 ERP를 도입해야 하나요?"
그래서 검색해 봅니다. 답은 하나처럼 보여요. ERP를 도입하라는 겁니다. 엑셀의 한계를 다룬 글이 열 개 있으면 아홉 개가 ERP를 권해요. 그래서 알아보기 시작합니다. SAP는 대기업용이라 넘기고 중소기업용 ERP를 찾아봐요. 데모 화면을 열어 보니 기능이 많습니다. 재고 관리부터 인사 관리까지 다 들어 있어요. 그런데 생각해 보면요. 우리 회사 직원이 열두 명인데 인사 관리 모듈이 필요할까요. 생산 관리 모듈은요. 우리는 제조업이 아닌데 말이에요. 결국 쓰는 기능은 전체의 20% 정도고, 나머지 80%는 메뉴에 있기만 하고 아무도 안 누릅니다. 그러다 진짜 문제가 드러나요. 우리 회사 업무 방식과 ERP의 프로세스가 안 맞는 겁니다. ERP는 정해진 흐름대로 데이터를 넣으라고 하는데, 우리 회사는 그 흐름대로 일하지 않거든요. 그러면 두 가지 중 하나예요. 회사 업무 방식을 ERP에 맞추거나, 비싼 돈 들여서 커스터마이징을 하거나. 어느 쪽이든 부담이에요. 결국 석 달쯤 지나면 다시 엑셀을 열게 됩니다. ERP는 로그인 화면만 남아요.
가장 비싼 시스템은 도입해 놓고 안 쓰는 시스템입니다.
전사 ERP 말고 우리 회사에 맞는 방법
그러면 대안은 뭘까요. 여기서 한 발 물러서 생각해 볼 필요가 있어요. 전사 ERP가 정말 필요한 회사가 있긴 합니다. 직원이 수백 명이고 부서 간 데이터가 실시간으로 흘러야 하는 곳이에요. 그런 회사에는 ERP가 맞습니다. 그런데 직원이 열 명이고 스무 명인 회사는 이야기가 달라요. 이 규모에서 필요한 건 전사 시스템이 아니라 "지금 가장 반복되는 업무 하나"를 시스템으로 바꾸는 겁니다. 예를 들어 볼게요. 재고 확인에 매일 30분을 쓰고 있다고 해 봅시다. 창고 담당자가 엑셀 파일을 열고 입고 수량을 입력하고, 출고 수량을 빼고 남은 수량을 계산해요. 이걸 웹 화면 하나로 바꾸면 어떻게 될까요. 입고 버튼을 누르면 재고가 올라가고, 출고할 때도 버튼 하나면 끝이에요. 지금 재고가 몇 개인지는 대시보드에서 바로 보이고요. 그 30분이 사라지는 겁니다.
월말 매출 집계도 마찬가지예요. 여기저기 흩어진 엑셀 파일을 모아서 숫자를 대조하고 합산하는 그 작업 있잖아요. 처음부터 주문 데이터가 한 곳에 쌓이는 구조를 만들면 됩니다. 월말에 버튼 하나 누르면 리포트가 나와요. 거창한 게 아니에요. 우리 회사에서 가장 시간을 많이 잡아먹는 반복 업무 하나를 골라서 거기에 딱 맞는 웹 시스템을 붙이는 거예요. 그게 시작입니다.
시스템을 만들 때 대표가 직접 판단해야 하는 것
여기서 자주 빠지는 함정이 하나 있어요. "어떤 기술로 만들까"를 먼저 고민하는 거예요. 리액트로 할까 플러터로 할까, 클라우드는 AWS가 좋을까 GCP가 좋을까. 이런 고민부터 하게 되는데 그런 건 나중 문제입니다. 먼저 답해야 하는 질문은 이거예요. "우리 회사에서 가장 많은 시간을 잡아먹는 반복 업무가 뭔가." 그런데 이 질문에 대한 답은 개발사가 대신 해 줄 수 없어요. 대표가 현장을 가장 잘 알기 때문입니다. 아래 질문에 한번 답해 보세요.
지금 이 질문에 "예"가 하나라도 있다면 시스템이 들어갈 자리가 있는 겁니다.
그 지점이 시스템이 들어가야 할 자리예요. 기술은 그다음이에요. "이 업무를 어떻게 시스템으로 바꿀 수 있는지"는 그때 전문가와 이야기하면 됩니다. 순서가 바뀌면 안 쓰는 시스템이 하나 더 생기는 거예요.
엑셀을 버리라는 게 아닙니다
정리할게요. 엑셀은 계속 쓰면 됩니다. 빠르게 계산하고 간단히 정리하는 데는 여전히 엑셀이 최고예요. 그런데 파일이 수십 개로 늘어나고 있다면요. 복사 붙여넣기로 데이터를 옮기는 데 하루에 한 시간 넘게 쓰고 있다면요. 담당자가 바뀔 때마다 그 파일의 구조를 처음부터 다시 설명해야 한다면요. 그건 엑셀이 하면 안 되는 일을 엑셀에게 시키고 있는 거예요. 그러니까 전사 ERP를 들여야 하는 게 아니에요. 지금 가장 아픈 업무 하나를 시스템으로 바꾸는 것, 거기서부터 시작하면 됩니다. 그 시작을 어디서 해야 할지 모르겠다면요. "우리 회사에서 가장 반복되는 업무가 뭔지"부터 적어 보세요. 답이 보이기 시작해요.
