엑셀 수십 개 회사의 반복 업무 1건 전산화
엑셀의 처리 범위, ERP 도입의 부담, 반복 업무 1건의 우선 전환
월요일 오전, 지난주 매출을 확인하기 위해 공유 폴더를 조회하면 파일이 4개 있습니다.
매주 엑셀 파일 조회에 소요되는 시간
수정일이 가장 최근인 파일을 열면 수치가 상이합니다. 지난주 금요일에 수정한 내용이 반영되어 있지 않습니다. 다른 직원이 다른 파일로 덮어쓴 것입니다.
이 상황이 반복되고 있다면 엑셀의 처리 범위를 초과한 업무를 엑셀로 처리하고 있다는 신호입니다.
엑셀 자체의 문제가 아닌 업무 범위의 문제
엑셀은 우수한 도구입니다. 계산이 빠르고 정리가 용이하므로 1명이 1개 파일로 관리하는 수준이라면 가장 적합한 도구입니다. 문제는 회사 규모가 확대되면서 발생합니다.
재고 관리와 매출 집계를 각각 엑셀로 처리하는데, 이 파일들이 서로 연동되지 않습니다. 연동되지 않으므로 직원이 직접 이관해야 합니다. 재고 파일에서 당월 출고량을 확인하고, 이를 복사해 매출 파일에 입력합니다. 이후 다시 수치를 추출해 보고서 파일로 이관합니다. 이 과정을 매주 반복합니다. 매일 반복하는 회사도 있습니다.
직원이 직접 이관하므로 오류가 발생하며, 이를 즉시 확인할 수 없습니다. 월말에 수치가 불일치해 장시간 확인하면 3주 전 복사 입력 과정에서 1행이 누락된 경우입니다. 이를 확인하는 데 반나절이 소요됩니다.
이는 엑셀의 결함이 아닙니다.
프로그램이 할 업무를 엑셀에 맡긴 것이 문제입니다.
전사 통합 관리 프로그램 도입의 검토
이에 따라 해결 방안을 검색합니다. 검색 결과는 대부분 동일합니다. 전사 통합 관리 프로그램(ERP)의 도입입니다. 엑셀의 한계를 다룬 글 10건 중 9건이 이를 권장합니다.
이에 따라 검토에 착수합니다. 대기업용은 제외하고 중소기업용을 검토합니다. 시험 화면을 확인하면 기능이 다수입니다. 재고 관리부터 인사 관리까지 모두 포함되어 있습니다. 그러나 다음 사항을 검토해야 합니다.
직원이 12명인 회사에 인사 관리 기능이 필요한지, 제조업이 아닌 회사에 생산 관리 기능이 필요한지 검토가 필요합니다. 사용하는 기능은 일부이며 나머지는 메뉴로만 존재합니다.
프로그램은 지정된 절차대로 입력하도록 요구하나, 자사의 업무는 그 절차와 상이합니다.
회사 업무 방식을 프로그램에 맞추거나, 고비용으로 프로그램을 자사에 맞게 수정해야 합니다. 어느 방식이든 부담이 발생합니다.
결국 3개월 정도 경과하면 다시 엑셀을 사용하게 됩니다. 도입한 프로그램은 로그인 화면만 남습니다. 가장 고비용인 프로그램은 도입 후 사용하지 않는 프로그램입니다.
전사 통합이 아닌 회사 규모에 맞는 방법
전사 통합이 필요한 회사
직원이 수백 명이고 부서 간 데이터가 실시간으로 연동되어야 하는 회사입니다. 이 경우에는 적합합니다.
직원 10명에서 20명 규모의 회사
필요한 것은 전사 통합 프로그램이 아니라 "현재 가장 반복되는 업무 1건"을 프로그램으로 전환하는 것입니다.
현재는 파일을 열고 입고량을 입력하고 출고량을 차감해 잔여 수량을 계산합니다. 이를 화면 1개로 전환하면 입고 시 버튼 1회, 출고 시 버튼 1회로 처리되고 잔여 수량은 즉시 표출됩니다. 해당 30분이 절감됩니다.
분산된 파일을 취합해 수치를 대조하고 합산하는 업무. 주문이 처음부터 한 곳에 저장되는 구조를 구축하면 월말에 버튼 1회로 보고서가 생성됩니다.
대규모 사업이 아닙니다. 자사에서 가장 많은 시간이 소요되는 반복 업무 1건을 선정해 해당 업무에 적합한 화면을 개발하는 것입니다. 이것이 착수 단계입니다.
개발 시 대표자가 직접 판단할 사항
먼저 확인할 질문은 다음과 같습니다. "자사에서 가장 많은 시간이 소요되는 반복 업무는 무엇인가." 이 질문에 대한 답은 개발사가 대신할 수 없습니다. 대표자가 현장을 가장 잘 알기 때문입니다.
매일 출근 후 가장 먼저 하는 업무가 엑셀 파일 확인입니까?
"이 업무는 사람이 하지 않아도 된다"고 판단한 업무가 있습니까?
매월 말 수치 대조로 야근하는 직원이 있습니까?
담당자가 휴가 시 해당 업무가 전부 중단됩니까?
1개라도 해당한다면 프로그램 적용 대상이 있는 것입니다. 기술은 그다음 사안입니다. 해당 업무의 전환 방식은 이후 전문가와 협의하면 됩니다. 순서가 바뀌면 미사용 프로그램이 1개 추가될 뿐입니다.
엑셀 사용 중단이 아닌 초과 업무의 전환
엑셀은 계속 사용하면 됩니다. 빠른 계산과 간단한 정리에는 여전히 엑셀이 가장 적합합니다. 그러나 다음 경우에는 상황이 상이합니다.
따라서 전사 통합 프로그램을 도입할 필요는 없습니다. 현재 가장 시급한 업무 1건을 프로그램으로 전환하는 것부터 착수하면 됩니다.
착수 지점의 판단이 어렵다면 "자사에서 가장 반복되는 업무"부터 작성하십시오. 이를 통해 착수 지점이 확인됩니다.
프로그램 도입 전에 관리 항목과 형식을 정하는 순서는 흩어진 고객 정보 정리에, 반복 업무를 고르고 프로그램으로 옮기는 방법은 반복 문의 자동 회신 사례에 정리하였습니다.
자주 묻는 질문
01엑셀 관리에서 문제가 생기는 원인은 무엇입니까
엑셀 자체가 아니라 재고, 매출, 보고서 파일이 서로 이어지지 않아 사람이 직접 옮기는 구조가 원인입니다. 옮기는 과정에서 생긴 실수는 바로 알아채기 어려워 월말에 숫자를 맞추느라 시간이 듭니다.
02엑셀을 대신하려면 ERP를 도입해야 합니까
직원이 수백 명이고 부서 사이 자료가 실시간으로 흘러야 하는 회사에는 맞지만, 열 명이나 스무 명 규모에서는 쓰지 않는 기능이 대부분이고 일하는 순서가 맞지 않는 경우가 많습니다. 이런 규모에서는 가장 되풀이되는 일 하나를 프로그램으로 바꾸는 것이 시작입니다.
03작은 회사는 어떤 일부터 프로그램으로 바꿉니까
시간을 가장 많이 잡아먹는 반복 업무 하나를 고릅니다. 예를 들어 매일 30분 걸리던 재고 계산을 입고와 출고 단추가 있는 화면 하나로 바꾸거나, 주문이 한 곳에 쌓이게 해 월말 매출 보고서를 단추 하나로 출력합니다.
04엑셀이 한계를 넘었다는 신호는 무엇입니까
파일이 수십 개로 늘어나고, 복사해 붙이며 자료를 옮기는 데 하루 한 시간 넘게 쓰고, 담당자가 바뀔 때마다 파일 구조를 처음부터 다시 설명해야 하는 경우입니다. 담당자가 휴가를 가면 일이 멈추거나 월말마다 숫자 맞추느라 야근하는 경우도 해당합니다.